事业单位档案管理创新与改革探讨

事业单位档案管理创新与改革探讨

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李岩

随着社会经济的高速增长与企业竞争日益激烈，传统档案管理模式与新时期社会发展相背离，滞后性严重，无法适应事业单位发展的实际需求。基于此，事业单位档案管理工作亟待创新与改革，积极改变传统落后的管理思维，改变管理手段，以信息技术为工具，切实提升档案管理效率，更好发挥档案服务行业的价值，推动事业单位实现稳定发展。

档案管理工作的重要性不言而喻，落实事业单位档案管理工作于实际，能在档案信息整合的基础上，提高档案资源利用率。从创新发展角度考虑，适时创新档案管理方式是十分必要的，这符合事业单位发展需要，同时，能够为同行提供借鉴。

一、当前事业单位档案管理的缺陷

1、事业单位对档案管理不重视

很多事业单位由于工作繁忙，都忽视档案的管理，在处理完近期的工作任务后，总认为本阶段的任务完成了可以不用去管它了，应该认真准备下一阶段的工作任务，从而造成了对于上一阶段的工作材料和总结只是随意摆放在档案室。同时由于单位之间的竞争激烈，很多单位认为工作重心应该放在业务上面，这样才能够体现本单位的工作质量突出，让本单位能够在众多事业单位当中脱颖而出。有的时候由于单位的资金分配不均匀，在档案管理层面投入较少，也会造成档案管理不完善。

2、档案管理模式缺乏科学性，与时代需要不相适应

立足当前，事业单位档案管理仍延续传统纸质档案管理模式，很难满足新时期事业单位对档案信息的多元化需求。同时，档案管理部门尚未构建健全的信息管理机制，更显单一性的特点，管理手段传统而落后，很难实现对档案信息的有效分类。另外，在基础设施方面，事业单位尚未购置先进的档案管理设备，设施较为陈旧，无法支撑信息化背景下的档案管理实践，不利于维护档案信息的安全性，诱发档案丢失破损等现象。

二、事业单位档案管理创新与改革的内容

1、提升对档案管理工作的认识高度

新形势下事业单位档案管理工作的有序开展，应首先提升单位对档案管理工作创新的认识高度。其一，档案管理工作创新。是对事业单位档案管理策略的变革。即从最原始的档案信息按部就班整理，到归类、结构化档案信息分配。其二，档案管理工作创新。是提高人员对档案管理工作重要性的认识。如某事业单位在新形势下开展档案管理工作创新，为了确保本次工作有序推进，首先，对事业单位档案管理工作创新必要性进行探讨分析。其次，按照事业单位档案管理工作的内容，具体分为人事、财务、单位发展等10方面，并辅助事业单位档案管理人员进行信息统筹，转变原有的档案管理工作思路，建立系统化档案管理服务体系。

2、加快事业单位档案管理信息化建设

立足信息社会，信息化成为各个行业发展的方向，任何领域的进步都需要发挥信息技术的支持作用。针对新时期档案管理工作，要以信息技术为管理工具，全面进行相关软硬件的更新与升级，加强档案信息高效管理，实现对文字以及图片信息的快速转换，推动纸质档案向电子档案的发展。另外，重视构建针对性的检索系统，以便实现对档案信息的准确、快速定位，切实加快信息查询速度，为使用者提供更大便利。除此之外，重视企业内部数据库的建立，融多部门信息于一体，强化信息共享，这对提升档案利用效率意义重大。

3、加强档案管理体系建设

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加强对事业单位档案管理工作实施的体系建设，是新时期事业单位工作创新实践的外部保障。一方面，档案管理体系建设中必须具有明确、科学、民主的档案管理制度；另一方面，档案管理的体系建设，在于合理安排档案资源管理的工作结构，以确保事业单位的档案管理模式创新工作能够持续性推进。如某事业单位在新形势下进行档案管理模式改革期间。为了确保档案管理模式数字化体系得以顺利实施，就在原有的档案管理模式制度的基础上，开展了档案管理体系的全面性调整。其一，事业单位将原有的档案信息记录、安全管理责任部门内承担，改变为由具体的个人承担工作中的责任，但事业单位中档案管理资料的完整性、系统情况要由部门人员共同承担。其二，按照事业单位人员档案、事业单位经营档案、财务档案、事业单位发展档案进行资料分类，并按照不同的档案内容进行专业性、专业化管理。该事业单位档案管理创新开展的实践过程，就是新形势下档案管理体系强化性建设的具体表现。

4、加强档案保密管理工作

事业单位的发展和档案信息有密切关系。所以进行档案管理工作时，要对其中重要的资料做好保密工作。防止单位在发展过程中出现重要信息泄露的情况，借此保证其工作符合社会发展要求。保存档案时，根据重要性的不同，选择适合的保管形式，必要时可以调整档案资料保管程序，将工作中可能出现问题的概率降到最低，为后期单位发展提供动力。因为单位长期运行过程中，产生众多的资料，需要将资料放在相应库房中，这就要管理人员定期进行档案库房的维护工作，如提升其安全性和保密性，令库房的保密水平符合国家要求，避免不良人员进入库房窃取资料。

2.4做好档案管理人员培训与教育

立足新形势，面对信息化建设的不断加强，档案人员管理水平的提升刻不容缓。要对档案管理人员管理机制进行创新，以事业单位实际为前提，积极引进先进设备，构建科学培训机制。具体讲，重视对管理人员专业能力与职业素养的考核，保证具备从业资质。同时，要组织专业技能培训，对知识结构进行完善与调整，促使其能够更好掌握先进管理手段，切实提升档案管理综合素养。作为管理人员自身，要树立终身学习理念，积极转变思想，创新理念，以饱满的热情投入新技术学习之中，有效增强职业能力，为档案管理事业发展作出更大贡献。

结语

新时期背景下，客观分析档案管理工作中已有问题，通过强化管理意识、完善管理制度、培养专职人员、更新管理设施进行问题处理，这对事业单位档案管理创新发展、管理水平提高有促进意义。为弥补国内事业单位档案管理工作的不足，从业人员应树立创新意识，结合工作实际探究档案管理创新的有效路径。

参考文献：

[1]王立英.新时期事业单位档案管理创新思路的思考.中国国际财经（中英文），2019（21）.

[2]孙 薇.新时期事业单位档案管理的创新思路分析.才智，2019（20）.

[3]郑志凯.互联网+形势下的科技档案工作探索.信息通信，2019（42）.

[4]徐葳.基于\"互联网+\"的高校档案数字资源分析.科技与创新，2019（23）.

（作者单位：吉林省白城市通榆县城乡规划服务中心）