ｃｅ呷 ｏｎ， 办公室业务・档案儇羹工作 文／刘丽霞 保密工作在企业档案管理中的重要性 【摘要】企业档案真实地记录 和反映企业的生产发展历程，技术、 成果、经营、信息及历史面貌，是 工作略显枯燥，因此需要具备较强 的责任心，才能把工作做好。 ３．档案管理的日常工作是重 密和随意对外提供。并且国家秘密 的保密期限，自标明的制发日起算， 不能标明制发目的国家秘密，自通 企业职工劳动和智慧的结晶。企业 点。首先，企业档案库房应按照国 家有关规定单独兴建，库房门窗等 应专门加固，以防盗窃。尽量做到 库房与办公室分开，库房与阅览室 分开。档案库房应指定专人负责管 知密级和保密期限之日起算；补充 说明“第四条确定国家秘密事项的 保密期限，确需长于本规定第三条 在科研、生产、经营过程中，面对 市场经济的竞争日趋激烈，档案管 理中的保密工作，显得至关重要。 所限定的保密期限的，应当上报有 关中央国家机关批准；有关机关应 当在接到报告的３０日内作出答复。” 根据保密期限的原则，正确分析和 鉴别本企业档案内容的现实作用和 历史作用，全面确定档案的保存价 值，准确地判定本企业档案的保管 期限和档案的保密期限。 【关键词】企业档案保密 企业保密档案，记录着企业在 经营活动和决策问题的全过程，是 企业的无形资产，关系到企业未来 的兴衰与成败，所以，我们在作好 企业档案管理工作的同时也要重视 保密工作。 理，制定严格的库房管理制度，无 关人员一律禁止入内。其次，企业 档案管理人员要掌握一定的保密知 识，建立健全严格的规章制度，对 涉及到企业的秘密档案，结合实际 情况，制定《保密工作制度》《查阅 档案制度》，做到工作有章可循，为 企业保密工作筑起一道“天然”屏 做好企业档案保管中的 保密工作 一、障。最后，要做好企业档案的保管 期限与保密期限的区分工作。《国家 秘密保密期限的规定》第三条对不 同密级的保密期限有着严格的规定： “国家秘密的保密期限，除有特殊规 二、做好企业档案开放利用 前的审查工作 企业档案管理审查工作是档案 开放利用前的一项重要工作，也是 开放利用档案工作的一个重要环节， 其主要任务是科学而准确地区分、 判定档案的开放与控制使用范围。 １．提升档案管理人员的素质是 关键。企业档案管理人员具有特殊 的地位和身份，有知密早、知密多、 知密深的特点。档案管理人员必须 有较强的责任心、事业心和高度的 保密意识，无论在什么场合，都应 做到守口如瓶，万无一失，把保守 企业秘密作为自己的神圣职责和应 尽的义务。 ２．档案管理人员的责任心是基 定外，绝密级事项不超过３０年，机 密级事项不超过２０年，秘密级事项 不超过１０年。保密期限在１年及１ 年以上的，以年计；在１年以内的 以月计。”这里所说的“特殊规定” 对这项工作我们具体可以分为三步 进行：一是要对现有档案进行初审。 档案管理工作人员根据保密工作标 准，对开放期限内的档案逐件进行 是指制定保密范围的中央国家机关 可以规定有关保密范围中某类事项 的保密期限为“长期”。凡规定为 审查，初步判定开放与控制的使用 范围。二是要组织具有较高政策水 平和业务能力的档案管理者对企业 档案进行中审。重点工作是审查初 审中没能判定开放与控制使用的部 分档案，以确定其取舍。三是由主 础。档案保管工作的具体任务就是 做到不坏、不丢、不散、不乱。使 “长期”的秘密事项，在授权机关解 密前，其他机关、单位应当对其采 取长期保密措施，不得擅自决定解 档案保管得完好无损，不致因各种 不利因素而使档案损坏。档案管理 獭瘟蝣冀赫赫 德 质。要具备专业知识，熟悉所保管 的档案内容，熟悉档案法规；三是 文化素质。要有较高的文化知识， 能总结和分析利用工作中的经验与 问题，从中掌握利用工作的规律。 此外，还要有敏锐的工作能力和观 参考文献： 管档案工作的领导和专家，根据初 审和中审的情况，权衡利弊，进行 综合分析、审查，对档案进行终审， 最终决定与批准档案的开放与否。 ①吴建华．《科技档案管理学》，南京 大学出版社 ②朱玉媛．《档案法》，内蒙古人民出 版社 三、做好档案开放利用过程 中的保密工作 保守企业秘密，是企业档案管 理工作人员的神圣职责。企业档案的 ③何鲁成．《档案管理与整理》，中国 人大翻印 察能力，善于做利用者的工作，能 独立处理利用中出现的一般问题。 随着时代的发展，政治工作的 开展，一些带有密级的企业档案资料 也需要降密或解密，在配合本企业中 心工作的前提下，把原则性和灵活性 ④国际档案理事会工作组．《现代档案 与文件管理必读》，档案出版社 ⑤和宝荣．《档案工作基本知识》，档 案出版社 保密和利用乍看起来二者是对立的， “想保密就不能很好利用，想利用就 无所谓保密。” 其实不然，企业档案 的保密工作和利用工作是相辅相成 的，保密就是为了更好地利用，为企 业的经营发展提供服务。为了“保守 秘密”而该提供的不提供，使宝贵的 ⑥霍振礼王思汉．《现代科技档案管 很好地结合起来，尊重客观实际，做 到保而不死，放而不乱。例如我们对 常委会会议记录、纪要，多年来不论 工作多忙，都坚持根据利用者的需要 逐页查找，这虽加大了工作量，但也 确保了档案的秘密安全。 最后，要建立安全的监督措施。 在利用中，要根据不同的利用对象 理》，国防工业出版社，－１９９６ ⑦余述文主编．《档案管理工作手册 重庆出版社，２００５年１２月 档案变为废纸一堆，就会造成不必要 的重复劳动，延误工作进程。反之， 单纯追求利用，不注意保密工作，就 会泄露企业秘密，给企业的工作造成 无法弥补的损失。针对 述情况： 首先要建立良好的制度。根据 （作者单位：大唐国际发电股份 有限公司下花园发电厂） 和利用对象的不同目的，掌握其心 理和思想动机，加强重点监护。有 档案的密级、借阅的对象，给予区 别对待：密级高的，控制要严格； 条件的档案室还可以安装摄像监视 器。例如：对某些为获取凭证而来 档案室查阅档案的利用者，要防止 偷撕或涂改档案；对一些平时养成 看书划线或翻书沾口水之类习惯的 利用者，要及时提醒。在利用监督 国家秘密的范围 《中华人民共和国保密法》第二 章第九条规定：下列涉及国家安全 和利益的事项，泄露后可能损害国 家在政治、经济、国防、外交等领 域的安全和利益的，应当确定为国 家秘密： 密级低的，借阅范围可以适当放宽。 在确保有效利用的同时，严格按照 规章制度，确保不泄密。随着档案 工作的现代化管理，在传统管理制 度的基础上，利用电子信息技术对 的同时，我们还要做到三勤：一是 嘴勤。勤宣传利用档案的制度与规 定，勤与利用者交谈，掌握其利用 档案的保密工作进行有效控制，合 理设定检索工具的开放权限，不同 （一）国家事务重大决策中的秘 密事项；（二）国防建设和武装力量 层次的人员具有不同范围的检索级 别限制，实现检索途径的多元化， 使档案的保密工作更加完善。 其次，还应做好档案管理队伍 目的与动机；二是眼勤。勤观察动 态，置每个利用者于视觉之中；三 是手勤脑勤。勤分析利用者的情况 和利用效果，勤检查被利用的案卷， 勤督促利用登记制度的落实。要在 利用者离去之前，仔细检查翻阅被 活动中的秘密事项；（三 ）外交和外 事活动中的秘密事项以及对外承担 保密义务的秘密事项；（四）国民经 济和社会发展中的秘密事项；（五） 科学技术中的秘密事项；（六）维护 国家安全活动和追查刑事犯罪中的 秘密事项；（七）经国家保密行政管 理部门确定的其他秘密事项。政党 建设。为企业经营管理承担利用服 务工作的档案管理人员，是利用制 度的直接贯彻者，对档案的安全负 利用过的案卷和文件，发现问题及 时查处，并在利用登记簿上备注说 明。对于损毁档案较为严重的违法 行为，应及时报告企业领导，以便 及时查处，挽回损失。 有直接责任，必须具备较高的素质。 一是政治素质。要有高度的政治责 任心和全心全意为人民服务的精神， 热爱档案和档案事业；二是业务素 的秘密事项中符合前款规定的，属 于国家秘密。 ． ．
