商务文秘专业人才市场需求情况的调查分析

2008年11月JournalofChongqingVocational＆TechnicalInstitute

商务文秘专业人才市场需求情况的调查分析李兰，张东，肖温雅（重庆城市管理职业学院，重庆400055）

摘要：通过问卷调查，对国内商务文秘人才的基本素质需求、业务素质需求和能力需求的市场情况进行了分析，研究得出民营企业商务文秘人才需求量很大，培养学生良好的敬业精神、职业道德，较强的综合素质和能力尤为重要。

关键词：商务文秘人才；市场需求；调研中图分类号：G642.31

文献标识码：A

文章编号：1672－0067（2008）06－0140－02

文秘专业是一个传统的人文类基础性专业，随着市场经济的迅速发展，整个社会对文秘人才的需求状况正在发生深刻的变化，对秘书人员的基本要求也发生了较大的变化。与传统的秘书相比,秘书工作从内容到方式、手段都有很大的不同。目前，文秘人员的就业渠道已经由原来的面向行政事业单位为主转向企业单位，尤其是正在成长发展的各类中小型企业单位。这类企业规模相对较小，工作分工细化程度不高，因而对文秘人员的综合素质提出了较高的要求。

现阶段商务文秘人才需求情况如何？用人单位对文秘类人才的能力素质有什么要求？带着以上问题，重庆城市管理职业学院《高职院校商务秘书专业课程和教学内容体系改革和整体优化研究与实践》课题组成员于2007年10月至2008年5月分别在重庆市和东部沿海地区共15家单位分发了200份调查问卷，回收问卷154份，问卷回收率为77%，问卷有效率为77%。同时，课题组成员也走访了重庆、浙江、北京等地十多家单位，为课题收集了最丰富的第一手资料。

1.2单位的性质、规模是影响秘书需求的主要因素一般大单位,如省、市级机关、事业单位、大型企业,因

为规模大,人员配备齐全,分工明确,对秘书的专业要求就高,文字秘书专写文章,公关秘书专搞接待,这样的单位对秘书人员的要求十分严格。从具体要求上看,往往限制在大学本科以上学历,一般情况下都是通过考试向全社会公开招聘。区级、街道、乡镇近几年仍有一定需求,每年都从应届毕业生中经严格考试选择秘书,但是数量不多,竞争十分激烈。从目前情况看,优秀的专科生还是有较强的竞争力，这说明用人单位对文秘人才的需求更注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育已够用，同时反映了高职院校文秘专业的设置很切合市场需求（有57%的单位需要专科学历的秘书，有29%的单位需要本科学历的秘书）。

1.3现代企业十分青睐年轻的女性秘书

在被调查的对象中，87.7%的单位现有秘书为女性，

72.1%的单位现有秘书的年龄为25~30岁。这主要是由于

女性秘书普遍细心、体贴，具有较强的亲和力。由于年富力强，她们往往能从事较多的事务性工作，能熟练地做好多方协调工作。

1商务文秘人才基本需求情况

现代商务秘书除了要处理大量的信息和事务以外，

1.4现代企业更加需要综合型、复合型的秘书人才

在被调查的单位中，对秘书类型的需求从高到低依次为复合型、应用型、创新型、操作型、技术型，这说明由于工作的复杂性和严格的人力资源成本控制，现代企业的秘书一般是工作上的多面手，不仅要熟悉传统的办文、办会、办事技巧，还必须具有企业管理、时间管理、信息管理的能力，能够自由地应付各种突发的情况。

更重要的还要辅助上司作出决策，提供参谋服务。他们的职衔多为行政助理、行政专员、行政经理、行政总监、协调员等，往往在企业里占据重要位置。

1.1商务秘书的人才需求数量较大

问卷数据统计显示，在被调查的15家单位中，有63%的单位近期需要文秘人员。其中有39%的单位近期需要1~2名文秘人员，15%的单位需要3~6名文秘人员。这主要是由于近几年随着我国改革开放政策的不断深入，许多企业特别是民营企业大量兴起和发展，他们高度看重工作绩效导致对专业秘书需求数量的增加。

收稿日期：2008-10-30

2商务文秘人员的素质要求分析

2.1商务秘书的思想道德素质和团队协作精神十分重要

对于“企业最看重商务秘书的综合素质”的选择率从高到低分别是思想道德素质（38%）、团队协作精神（32%）、

基金项目：本文系重庆市高等教育教学改革研究项目《高等院校商务秘书专业课程和教学体系优化研究与实践》成果之一。作者简介：李兰（1965—），女，重庆市人，重庆城市管理职业学院文化产业管理系主任，副教授，主要研究方向为文化产业运作

与管理、秘书学等；张东（1976—），男，重庆万州人，教育学硕士，重庆城市管理职业学院文化产业管理教研室主任，讲师。主要研究方向为文化产业运作与管理、秘书学、礼仪学等；肖温雅（1969—），女，湖南邵阳人，教育学硕士，重庆城市管理职业学院文化产业管理系会展教研室讲师，主要研究方向为会展策划与管理、秘书学等。141

重庆职业技术学院学报第17卷

业务素质（12%）、文化素质（10%）、心理素质（8%）。这说明许多企业更看重秘书的思想道德素质和团队协作精神。良好的思想道德素质是做好秘书工作的前提，也是一个职业秘书的本分。现代企业经常成立各种项目任务小组：这些小组人员构成比较灵活，组建、运行、发展、解体以短期任务为条件，商务秘书在其中充当重要的角色，必须熟悉团队领导的风格，协调团队成员之间的关系，保证团队沟通目标的实现。

对于“企业最看重的思想和职业道德素质”的选择率从高到低分别是职业道德（45%）、事业心（25%）、良好人际关系（16%）、政治素养（10%）、吃苦耐劳精神（4%）。调查结果说明良好的职业道德和事业心是秘书工作成败的关键，也是许多用人单位选择录用秘书的首要标准。秘书职业道德是秘书人员职业活动过程中的行为规范和行动指南，主要包括职业责任、职业纪律、职业情感和职业能力修养几个方面。商务秘书一定要认真理解其内涵，按照要求的内容规范自己的行为，养成重视职业道德、遵守职业道德的良好习惯。

秘书部门是一个单位的中枢机构，秘书更是直接为领导服务的，只有具备较高的政治理论水平才能把握方向，明辩是非，做好服务工作。企业家十分看重秘书人员的思想品质。一般情况下,学生党员、三好学生、优秀学生干部更受用人单位欢迎。在招聘广告中经常可以看到这样的文字:“肯吃苦”、“作风踏实”、“肯干、思想端正”等，都表达了一个同样的要求。秘书的思想品质是保证工作顺利开展的基本条件。在几种素养中，漂亮的外表显得并不重要，这表明用人单位已摒弃了传统的“秘书是花瓶”、“秘书靠脸蛋吃饭”等观念，能力才是硬道理。

独自完成。商务秘书必须成为多面手，具有很强的实际操作能力，很多时候能够独当一面。这就要求在商务秘书的课程体系中应该增加实务类的课程，使秘书熟悉工作流程和工作要求，落实每一个能力点，而对理论课程的设置应把握“必须、够用”的原则，不应过多设置，比如像《中国公文史》、《中国秘书史》之类的课程在高职院校大可不必开设。另外，应开设《秘书心理学》等课程，帮助职业秘书缓解工作压力，增强工作信心。

3商务文秘人员能力要求分析

3.1商务秘书应该熟练掌握扎实的文秘专业基础技能，

应具备较强的沟通与执行能力

在对文秘人员应具备的职业能力的调查中，各能力重要性排序依次为：人际沟通能力、执行能力、表达能力、办公自动化设备操作能力。这说明商务秘书的沟通与执行能力尤为重要。秘书主要就是同人打交道，他需要协调各方来处理事务，应主动采取有效的策略来减少沟通障碍，实现有效沟通。世界著名的人际关系专家、杰出的演说家卡耐基曾经论断：一个人事业成功的因素当中，有

85％来自于人际沟通能力，只有15％依赖于专业知识。美国实业家，石油大王D·洛克菲勒“会付更多的薪水给擅

长待人，而非擅长处理事务的人。”商务秘书应具备一定的社交能力，懂得多种场合的礼仪、程序，善于待人接物，善于运用交际手段和艺术，妥善处理交际中的矛盾和冲突。他应该以优秀的品质影响他人，做到既轻松愉快地完成工作，又能与外界保持良好的关系，是获得事业成功的重要条件。另外，商务秘书是离公司管理层最近的人，但不等于管理者，他们怎样执行管理中一些具体的环节和步骤，要帮助管理者、协助管理者做决策。在协助决策的过程当中，秘书个人主观的判断和决策是没有的，必须要不折不扣地支持管理者来做出决策，所以执行力是一个优秀秘书必备的一个基本素质。

商务秘书必须具备熟练的文字表达能力和口头表达能力。文字表达能力即运用文字书面形式反映客观情况、传递信息、表达思想的能力。商务秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划，撰写各种报告，供企业决策时参考，因此书面表达能力是商务秘书必备条件和基本功。商务秘书要有深厚的文字修养，因为他的工作不仅对材料要进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。

口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。秘书的口才，直接影响着他参谋和助手效能的发挥。“说”的过程，一方面是表达自己的理解和见解，另一方面也能跟领导、群众沟通。

2.2在知识素质要求方面，企业普遍喜欢具备复合型知

识结构的“通才型”秘书

如果按照商务秘书所需知识的重要性排序，从高到低依次为专业知识、相关学科（如商务、法律等）知识、人文基础知识、社会科学知识。企业普遍认为商务秘书应具备较广的人文基础知识和社会科学知识、精深的专业知识，应该熟悉企业管理和商务知识。68%的企业最看重商务秘书的专业知识。他们认为专业知识是商务秘书知识结构的核心部分，也是区别其他专业人才的知识结构。其专业知识主要由行业知识构成。其中秘书工作专业知识主要包括：秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理学、会议管理、秘书礼仪、秘书心理学、办公自动化知识。商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、会计学、物价学、统计学等。

2.3从业务素质来看，市场迫切需要具备独立工作能力

和实际操作能力强的人

76%的调查对象认为独立工作能力和实际操作能力

是他们最看重的商务秘书的业务素质。由于秘书是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员。商务秘书则指在工商企业担任秘书职务的人员。商务秘书涵义可从三个角度来理解:秘书服务的根本对象是领导者（或雇主）；秘书活动的基本方式是处理信息和事务；秘书活动的根本性质是辅助性。在企业里的秘书一般只有一人，他只为某个领导服务，由于商务秘书工作一般具有机密性，这就要求秘书不可能与同事和其他领导有更多的商量空间，很多事务需要他独立思考，3.2商务秘书应具备扎实的专业核心能力

对商务秘书的能力要素按重要性排序，从高到低依

次为：文书拟写与处理、现代办公技能、事务管理、会议管理、商务管理、速记、汽车驾驶、书法。根据此调查结果，我们便可以从秘书岗位群的职责要求中分析归纳出4种核心能力，即文书处理与档案管理能力、会务组织与服务能力、办公室事务处理能力、商务活动安排能力。

（下转第149页）

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责任编辑闫桂萍

ThePositiveEffectsBroughtaboutbytheModernEducational

TechnologyonForeignLanguageTeaching

LIUFang

(ChongqingCollegeofElectronicEngineering,Chongqing401331,China)

Abstract:Withthedevelopmentoftheworldeconomyandtheimprovementoftherelationshipamongdifferentcountries,thesocietyisinurgentneedofqualifiedforeignlanguagepersonnel.Atthesametime,thelinguists’betterunderstandingofthelanguagehaspromotedthereformofforeignlanguageteachingmethods.Sotheforeignlanguageteachinghaschangedfromthetraditionalmethodofteacher-centeredintolearner-centeredbyusingmoderneducationaltechnologysettingupcircumstancesforthecommunicativeapproach,sothatthelearnerswillfitinwiththeneedsofsociety.

Keywords:moderneducationaltechnology;traditionaleducationapproach;foreignlanguageteaching;communicativeapproach

（上接第141页）在走访过程中,用人单位十分强调秘书的文字写作能力。“会写”、“擅长写作”、“有较好的文字表达能力”、“文笔好”、“文字功夫扎实”、“有较强的写作能力”、“最好有公开发表的作品”等等。很多用人单位表示录用秘书十分慎重,资历审查、面试、笔试这三个关口已是必经之途,最后一关笔试实际就是过写作关。现代社会电脑已广泛应用到社会生活和工作的方方面面,无纸办公扑面而来。利用先进的电脑技术来处理文稿、管理事务已成为现实,要做秘书就要会用电脑,熟练操作电脑已成为秘书人员的基本功之一。报纸上的招聘广告、问卷和走访调查都表明:用人单位要求秘书会使用电脑,“熟悉电脑写作编辑”、“懂计算机”、“能用现代办公设备”等。调查数据显示，会务知识和商务知识是文秘人员不可缺少的，这表明会务和商务是现代企业的重要活动，作为企业的复合型人才，文秘人员必定参与其中。

讲，秘书的思维和办事水平都应和领导相当，甚至超过领导。

经过分析,我们认为在新形势下,商务文秘人员的关键能力应更全面,职业能力应更全面细致,职业关键能力应更强。文秘专业的职业能力可分为“职业基础能力”、“职业核心能力”和“职业相关能力”三部分。“职业基础能力”主要包括：执行能力、礼仪运用能力、时间管理能力、人际沟通能力和使用和维护现代化办公设备的能力等。职业核心能力主要包括：文书拟写与处理、会议管理、事务管理、文档管理、商务活动安排等能力。“职业相关能力”主要包括:商务法律运用、电子商务、速记速录、英语应用、财务管理等能力。

从上面商务秘书的基本市场需求、素质与能力要求三个方面的市场调查结果看来，商务秘书在企业特别是民营企业有着较大的需求，企业更看重人际沟通能力、团队协作能力、现代办公技能等综合能力强，更喜欢职业道德、责任心、人文素养等综合素质高的文秘人员，这与传统秘书的职业要求发生了较大的变化。参考文献：

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3.2商务秘书应该懂得企业管理和商务贸易

调查结果显示，对于商务专业技能的重要性排序，从高到低依次为企业管理、商务贸易、电子商务、商务法律、市场营销。从结果可以看出，企业管理能力十分重要。随着现代企业制度的建立，在市场机制的作用下，企业之间的质量竞争和服务竞争十分激烈，商务秘书特别是高级秘书在很大程度上已经成为了上司或领导班子的智能服务者和辅助决策者，他们必须熟悉企业的基本情况，熟悉企业的管理理念和规章制度，他们必须适时地为领导减压，帮助他们进行企业管理和内外协调，在某种意义上[2]黄建聪.对文秘人才市场需求和专业课程设置的调查研究[J].

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责任编辑仇大勇