公司采购管理与内控流程

一、管理与风险控制目标

通过对公司采购管理与内部门控制，确保公司的物资及服务采购行为合法合规，严控采购的审批权限；确保请购事项明确，请购依据充分、合理，规范审批流程；确保验收环节的严谨；保证付款方式合规和付款程序符合相关规定；确保供应商的选择符合采购质量、价格、技术规格等要求。

二、风险识别

公司缺乏有效的采购管理与内部门控制规则，可能使得公司在采购过程中存在以下风险：

（一）采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失；

（二）采购未经审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；

（三）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范，可能导致企业资产损失、资源浪费；

（四）验收环节不规范，可能造成账实不符或资产损失； （五）付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损；

（六）供应商选择不恰当，影响采购的质量、价格。 三、采购管理与风险控制流程图

采购内控流程需求部门采购部门财务部门部门会签公司管理层1请购申请2预算审核流3请购审核4请购申请审批5确定采购方式6采购方式审核7采购方式审批8确定供应商9采购结果审核10采购结果审批11与供应商签订采购合同12采购13验收14付款申请15付款审核16付款审批17付款审批19供应商后评估18账务处理四、采购管理与风险控制点

责任部编号 控制点描述 门或责任岗位 1 请购申请 需求部门根据市场情况、销售意向、库存情况，提出请购申请或采购计划， 由部门（XX）01.01.01 负责人确认。申请中明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。 2 预算审核 市场经营部、财务部、项目管理部走立（XX）01.02.01 项预算审核流程，审核请购申请是否在预算范围内 3 请购会签审核 市场经营部、财务部、项目管理部 请购申请不在预算范围内，导致超预算请购。 申购审批表 检查请购报告提出的采购货物是否已有预算。 A 需求部门 请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、导致企业资产损失、资源浪费。 申购审批表 检查请购报告内容是否完整，是否有部门负责人确认。 A 对应风险 控控制点 文档 控制点测试方法 制级别 责任部编号 控制点描述 门或责任岗位 需求部会签部门及相关职能（XX）01.03.01 部门，对采购部门提出的采购申请进行审核。 门、市场经营部、财务部、风险管理部 4 请购申请审批 审批超越授权权限，可（XX）01.04.01 不同级别的领导根据权限进行审批。 公司管理层 能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 5 确定采购方式 采购部门根据采购物质类型确定是否属上级公司集中采购，如属上级公司集中采购，按上级公司集中采购流程办理采购；（XX）01.05.01 如属本公司自行采购，根据采购金额、物资的具体情况确定采购方式，并由采购部门负责人确认。在确定采购方式时同时进行供应商是否黑线企业经商的认证。 6 采购方式会签审核 会签部门（市会签部门，对采购部（XX）01.06.01 门提出的采购方式进行审核。 场经营部/需求部门/法律/审计/财务部 审批不严谨，可能导致企业损失。 采购部门 采购成本过大，导致企业受损。 审批超越授权权限，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 对应风险 控控制点 文档 控制点测试方法 制级别 检查请购报告的审批表申购审批表 是否有相关人员签名以及审批意见。 B 检查请购报告的审批表申购审批表 是否有公司管理层签名以及审批意见。 A 检查请购申请是否完采购方式审批 整、详尽，是否有采购部门负责人签字。 B 检查采购方采购方式审批表 式是否符合公司采购管理办法相关规定。 B 责任部编号 控制点描述 门或责任岗位 7 采购方式审批 审批超越授权权限，可（XX）01.07.01 不同级别的领导根据权限进行审批。 公司管理层 能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 8 确定供应商 若供应商在公司供应商目录范围内的，采购部门根据其符合性确定供应商；若供应商不在公司目录范围内的，采购部门根据（XX）01.08.01 采购性质及金额的大小分类为“招标、比选、询价、定向采购（又称单一来源采购）、竞争性谈判、电商采购、其他方式采购”七种采购方式进行采购 9 采购结果会签审核 会签部（XX）01.09.01 采购结果以商务评审形式提交会签部门经理审核。 门（市场经营部/需求部门） 10 采购结果审批 审批超越授（XX）01.10.01 不同级别的领导根据权限对商务评审流程进行审批。 公司管理层 权权限，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 11 与供应商签订合同 审批不严谨，可能导致企业损失。 采购部门（市场经营部/需求部门） 供应商的选择不恰当，影响采购质量、价格。 对应风险 控控制点 文档 控制点测试方法 制级别 检查采购方采购审批表 式是否有主管领导的审批意见。 B 检查供应商供应商目录、供应商审批表 是否在供应商目录，供应商审批表上是否有部门负责人的确认。 A 检查采购过采购结果审批表 程是否符合公司采购管理办法相关规定。 B 检查采购方采购审批表 式是否有主管领导的审批意见。 B 责任部编号 控制点描述 门或责任岗位 合同未遵循相关法律法采购部门和供应商签订采购合同。合同的（XX）01.11.01 签订、履行流程及其控制应符合《合同管理内控流程》。 采购部门 规，导致合同无效或无法履行；合同条款不规范,不完整,显失公允，损害我方利益。 12 采购 采购行为违（XX）01.12.01 采购部门根据采购合同进行采购，并建立采购登记信息表。 采购部门 反国家法律法规，遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 对应风险 控控制点 文档 控制点测试方法 制级别 检查合同文合同文本 本是否符合法律法规；合同内容是否完整。 A 采购合同、付款发票、采购登记信息表 采购发检查付款发票是否和采购合同的金额相符,以及采购登记信息表是否完整。 检查采购物品清单与发票是否对应，是否按照采购管理办法执行。 C B 采购行为违对于零星采购的办公（XX）01.12.02 用品等物品，参照公司对此类物品的采购管理管理办法。 采购部门 反国家法律法规，遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 13 验收 验收部门在合同约定的检验期间内对采购商品的品种、规格、数量、质量和其他相关（XX）01.13.01 内容进行实地验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。涉及软件开发的采购需软件测试部门参与验收。 采购部门、需求部门、软件测试部 验收程序不规范，可能造成账务不符或资产损失。 票、物品清单、办公等物品的采购管理办法 采购合同、材质证明、合格证、运单、提货通知单、验收证明、计量报告 检查合同（协议）、供货企业提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待验收货物之间是否相符，是否有B 责任部编号 控制点描述 门或责任岗位 对应风险 控控制点 文档 控制点测试方法 验收证明和计量报告。 制级别 14 付款申请 采购部门对采购合同（协议）约定的付款条件以及检验报告、计量报告或验收证明等相关凭证的真实性、完整付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损。 采购合同（协议）、检验量收报报证检查付款申请是否有采购部门负责人签名。 A 告、计告、验明；付款申请 （XX）01.14.01 性、合法性及合规性进采购部行严格审核，填写付款门 申请单，由部门负责人签字确认后提交财务部进行审核。并提供与实际购买内容一致的发票。 15 付款审核 财务部对采购发票、结算凭证等相关凭证的真实性、完整性、合相关财务凭市场经营部、财务部 证作假或者缺失，导致企业资金损失或信用受损。 法性及合规性进行严格审核，确保采购发票与采购合同内容一致，确认无误后提交公司管理层审批。 采购合同（协议）、采购算发凭票、结证；付款申请 检查付款申请是否有财务部负责人签名。 A （XX）01.15.01 16 付款审批 审批超越授检查付款申付款申表 请审批表是否有公司管理层签名以及审批意见。 A （XX）01.16.01 不同级别的领导根据权限进行审批。 公司管理层 权权限，可能舞弊、欺诈而导致损失。 因重大差错、请审批17 账务处理 检查是否有财务部依据申批后的付款申请进行账务处理。 财务部 账务处理缺乏依据，导致损失。 付款申请审批表 付款凭证，以及对应的付款审批表是否完整。 A （XX）01.17.01 责任部编号 控制点描述 门或责任岗位 18 供应商后评估 采购部门按年度牵头组织对本年度供应商进行后评估，对采购次（XX）01.18.01 数达十次以上或采购采购部金额累计达50万元的门、需求供应商进行重点后评部门 估，采购需求部门协助实施，评估结果作为后续供应商选用的依据。 服务质量监督不到位，导致供应商后续服务质量不合格 对应风险 控控制点 文档 控制点测试方法 制级别 检查供应商供应商评估反馈表 评估反馈表是否有采购部门、需求部门签字确认 B 五、参考文件

1.《中华人民共和国民法典》

2.香港联交所《企业管治常规守则》 3.xx公司内部风险控制管理实施细则 4. 财政部等五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制应用指引》 5.《中华人民共和国招标投标法》 六、备注

（一）本文所指采购是企业外购商品并支付价款的行为； （二）采购部门：具有采购责任的部门； （三）验收部门：具有验收责任的部门；

（四）采购方式：招标、比选、询价、竞争性谈判、电商采购、定向谈判以及其他符合国家和行业有关规定的采购方式。