【现代管理】 建立和完善法律保障体系 推进公司法制化进程 杨 祥 （内蒙古铁鑫煤化集团有限公司，内蒙古包头０１４０４０） ［中图分类号］Ｄ９２２．２９１．９１［文献标识码］Ｂ［文章编号］１００６—８２７９（２０１３）０６．００５９ ０２ 内蒙古铁鑫集团是以煤炭运贸业为主营业务的专业化 效规避经营风险，为公司的经营发展保驾护航，以实现依 公司，作为铁路多元经营企业，经过近二十年的发展实践 法经营、规范管理、科学发展的目标。 和不断努力，在京津地区、东南沿海地区的煤炭经销企业 二、公司法律保障体系情况 中建立起了较高的商誉和知名度，赢得了客户的信任，成 １＿公司设立经营管理部 为叫得响的知名品牌。近年来，公司充分利用自身的品牌 经营管理部是公司常设管理机构，作为公司合同管理 优势，大力实施大客户战略，与几家同样经营信誉好、实 等法律事务的职能部门，负责参与合同管理，以及其他经 力较强的客户建立了较为长期的战略合作伙伴关系，延伸 济活动等法律事务的全过程管理。 了公司物流经营产业链条，获得了较为稳定的市场份额， ２．制定合同管理制度 有效地降低了经营风险。目前，公司内部政通人和，上下 按照《合同法》的规范要求，制定较为完善的合同管理 齐心，外部环境不断优化，整体经营工作呈现出生机勃勃 制度，明确合同管理相关部门——签订履行合同部门、财 的发展势头，市场前景十分广阔。经过多年的实践，在加 务部门在合同管理工作中的职责；建立了合同签订管理制 强合同管理、防范经营风险、解决法律纠纷方面积累了一 度、合同履行管理制度、合同变更解除制度、合同纠纷处 定经验，建立起了公司法律保障体系。 理制度、法人授权委托制度、合同专用章使用制度、合同 一、公司建立和完善法律保障体系的必要性 文档管理制度、合同履行情况监督检查制度。 随着公司物流产业链条不断延伸，经营领域不断拓 ３．外聘执业律师 宽，业务体量不断做大，市场化程度不断提高，开展的经 公司常年聘请多年从事铁路法律事务、专业化的执业 济活动日益频繁，公司对外事务变得越来越纷繁复杂，企 律师作为公司的法律顾问。公司的法律事务基本上由专职 业的经营风险将越来越凸显出来。经过多年的经营实践， 法律顾问处理。 公司虽然积累了一定的经验，建立了基本的保障机制，但 三、建立和完善法律保障机制的总体思路 缺乏对此进行系统的梳理和完善，既有的法律保障机制难 从组织形式建立、完善合同管理制度、员工法律知识 以满足企业经营发展的需要。 的培训、企业文化建设等方面，建立和完善公司法律保障 另外，铁路多经企业的运输经营优势和多年形成的铁 机制，逐步推进企业法制化进程。 鑫品牌优势，使公司在对外业务中的市场主体优势较为明 １．组织形式 显，经营风险相对较小，员工因此在对外经济往来中产生 （１）内部组织形式。集团公司各部门、分公司、全资 了麻痹思想，对经营过程中的复杂性认识不足，对经营市 子公司的法律事务管理实行纵向集中模式，即公司经营管 场缺乏必要的法律意识和风险意识。 理部设专职的法律事务管理人员，全面负责公司的法律事 近年来，全球经济一体化进程的加快，使得现代企业 务工作，以及合同管理风险防范工作。其分公司、子公司 的经济活动日益频繁和活跃，为适应整个社会经济形势的 合同管理等法律事务由集团公司统一领导，分公司、子公 发展，我国的法制化进程明显加快，社会主义法制体系逐 司设兼职法律事务工作人员。公司参控股子公司应按照集 步建立和完善，既有的法律法规不断修订，新的法律法规 团公司的要求，制定本公司的合同管理办法，对于控股子 不断产生。健全的法制环境为企业规范经营、公平竞争提 公司，集团公司下发指导性意见，监督指导控股子公司的 供了可能。市场经济是法制经济，企业作为市场经济的主 合同管理等法律事务工作。 体，如何在经济活动中充分运用各种法律法规，兼顾提升 （２）外聘律师的组织和管理。公司法律事务部门具有 效益和防范各种风险，成为其在经营管理研究中的重要 比较熟悉公司业务、与各部门协调比较容易及时、可以迅 课题。 速获得有关事务的详细信息等优势，但由于其工作常常是 因此，在集团公司内部，应不断建立和完善法律保障 围绕企业的业务所涉及的法律领域展开，工作内容的范围 机制，提高员工整体素质，着力推进公司法制化进程，有 受到限制，对于从未涉猎或专业性很强的法律领域 则会 ２０１３．６理论学习与探索 ・ ５９ ・ 显得心有余而力不足，所以从效能上来讲，其为公司提供 的法律服务的范围是极其有限的。外聘律师因其处理众多 的案件而具有丰富的执业经验，能提供有质量保证的专业 化法律服务，可以有效弥补公司法律事务部门在工作中的 不足。鉴于此，对外聘律师的组织和管理，主要是处理好 公司法律事务部门与外聘律师之间的分工和协作。法律事 务部门统一处理公司日常的合同管理等方面的法律事务， 做好公司管理者法律方面的参谋和助手；公司的一些法律 事务如合同相关诉讼事务、特别是专业化的合同法律事务 据适用情况选择合适的合同示范文本对外开展业务，同时 将客户信息反馈给合同管理部门，法律事务部门根据外部 商业环境、相应法律法规的变化、客户反馈的信息，及时 对合同示范文本予以完善和修正。业务部门在不改变合同 文本条款的情况下，可以不经法律部门审查。但出现以下 情况时，法律事务部门应介入审核：一是重大合同谈判、 招投标；二是应当使用合同示范文本而未使用；三是合同 相对方不接受某一（些）条款或提出例外条款，法律事务部 门应参与审核，并对合同相对方不接受的条款或提出的例 以及重大合同的签订，委托其办理。通过法律事务部门与 外聘律师的分工与协作，使公司的各项管理工作有序可 控，有效预防经营法律风险的发生，维护公司的合法 权益。 ２．合同管理 合同是公司经营管理信息的集中体现，是公司对外经 济活动的载体，合同管理是公司法律事务工作的重要组成 部分，对于铁鑫集团这种经营性公司而言，法律事务工作 主要体现在合同管理工作方面。 要逐步完善公司合同管理制度，将合同管理常规业务 制度化，全面地建立、健全、完善公司的合同管理工作流 程和程序，使企业的一切经营活动、商业活动和行为，都 依法行事，都符合法律的规范。 在既有的合同管理制度的基础上，还应从以下几方面 予以健全和完善。 （１）完善法人授权委托制度。我国《合同法》第４９条规 定，行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以 被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理 权的，该代理行为有效。这种无权代理即表见代理。表见 代理产生与有权代理相同的法律效果。因此，根据公司经 营管理实际，为避免表见代理的情况发生，从以下几方面 进一步完善了法人授权委托制度。①对于拟授权委托为代 理人的公司副总经理、董事等高级管理人员以及其他人 员，合同管理部门及时办理授权委托证书。②授权委托代 理书中应进一步明确、细化授权委托权限范围。③公司 撤回代理权或改变代理人代理权限范围的，合同管理部门 及时收回原授权委托证书，并以书面的形式通知公司相关 部门及外部经营客户。④严格公司合同专用章管理，严 禁无权代理人携带印章外出。 （２）建立合同示范文本管理制度 ①示范文本的概 念、特征。合同示范文本是指企业内部制定的示范文本 （不包括国家行政主管部门、行业协会、学术团体、国际 组织制定的示范文本，也不包括企业自行制定的标准合同 文本，也就是格式合同）。合同示范文本具有重复使用、 预先拟定、可协商性的特征。合同示范文本的应用可从法 律的角度反过来强化企业经营的标准化，简化审查审批流 程，降低企业的合同缔约成本。②建立合同示范文本管 理制度。法律事务部门根据本公司情况，整理完善在用的 合同文本，同时借鉴他方经验，组织拟定常用合同示范文 本，建立合同示范文本库，负责合同示范文本的管理工 作，并制定相应的合同示范文本制度。各经营管理部门根 ・ ６Ｏ ・ 外条款进行法律风险评估。 ３．加强员工法律知识的培训学习 （１）组织专门的法律知识培训。邀请法学专家、教授、 给公司员工讲授《合同法》、《公司法》等相关法律理论知 识，特邀工作在司法战线的法官为员工讲解分析司法实践 案例，从理论和实践两方面，开展对公司员工的法律知识 培训，不断提高员工的法律意识和风险防范意识；每年酌 情安排从事法律事务的员工脱产培训，提高法务人员的法 学素质和业务工作能力。 （２）开展法律事务实践。公司每年可安排一定的时间 让从事法律事务的人员到相对稳定、经常保持联系的律师 事务所，开展法律事务实践，更新法律知识，汲取新的法 学经验用于内部法律事务工作。 （３）相关部门进行挂职业务工作实践。在实际工作中， 业务部门懂业务，缺乏法律知识，法律事务部门懂法律， 但业务知识缺乏，这样容易形成法律事务部门与业务部门 在合同管理等法律事务工作中的对立，影响法律事务工作 的有效进行。为解决这一问题，公司法律事务部门和业务部 门之间可以实行挂职业务交流，相互学习了解对方业务知 识，自觉配合相互工作，使公司法律事务工作能有效开展。 ４．将依法合规、诚实信用纳入到企业文化中 依法合规、诚实信用是企业内部管理、外部经营的 “优良品质”，是企业实现持续稳定发展的根本，也是我国 民法的平等原则、公平原则、诚实信用原则等基本原则的 集中体现，而民法基本原则对民事立法、民事行为、民事 司法均具有指导约束作用，在民法规范存在漏洞时还具有 补充漏洞的功能。因此，将依法合规、诚实信用纳入到公 司企业文化中，是对企业文化内容的补充，也是公司开展 法律事务工作的需要，这种经营品质的形成，对公司内部 的和谐、外部环境的优化、法制化建设将起到积极的促进 作用，我公司多年的经营实践，也证明了这一点。 公司经营实践的过程，就是公司不断对外开展交易、 获取预期利润的过程，依法治企是企业市场化运作的必然 要求，也是推进企业规范管理、降低经营风险的必要手 段。只有不断地完善公司法律保障机制，不断推进公司法 制化建设进程，才能使公司的各类经营活动依法合规，能 够合理有效地规避经营风险，实现公司健康科学、长期稳 定的发展。 （作者系铁鑫集团公司经营管理部副部长、高级工程师） ［责任编辑：金庆军］ ２０１３．６理论学习与探索