第３４卷第２０期 Ｖｏ１．３４ Ｎｏ．２Ｏ 企业技术开发 ＴＥＣＨＮ０ＬＯＧＩＣＡＬ ＤＥＶＥＬＯＰＭＥＮＴ ＯＦ ＥＮＴＥＲＰＲＩＳＥ ２０１５年７月 Ｊｕ１．２０１ ５ 浅析如何开展档案管理工作 李晓翔 （枣庄学院，山东枣庄２７７１６０） 摘要：随着国家对档案工作的逐步重视，越来越多的人员迈入档案管理工作。而随着档案信息化进程的逐步落实新进档案人 员应该尽快适应档案的信息化管理工作，工作中要务实、善于学习、倾听、沟通，踏实的以最崭新的面貌来开展档案工作，。 关键词：新进人员；信息化档案；适应 中图分类号：Ｇ２７１ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００６—８９３７（２０１５）２０—０１４２—０２ 档案工作是国家的一项非常重要的工作，关系着很多人的 前途和命运。而高校管理人员面对的是学校里的老师，彼此之 间需要更多的尊重。 此外，根据国家的要求，目前档案信息化已经成为一种必 然，作为一名新进档案人员必须尽快的适应档案的信息化管理 工作，才能适应国家对档案工作１３益增长的要求，以便开展后 续工作。 １工作务实 高校档案管理人员服务的对象是教师，而且档案工作事关 教师的切身利益，在跟教职工交流沟通工作时要注意彼此讲话 的身份，工作交流中要敢于讲真话，讲实话，多讲问题和政策， 才能更好的把工作做好。工作踏实，就要求不能凡事找借口，应 该找方法，找问题，才能更好的服务于人。而要做到服务于人， 对人就要耐心热情，不可能每件事都顺心顺利，就要学会包容 和体谅。工作严谨，但不失活泼。 档案工作是一份需要沉得下心的工作，目前虽然很多高校 已经实现了数字化，但这仅仅局限在其他人员在阅档时的方便 快捷和安全，但作为实际管理档案的人员，日常的档案工作往 往还是些实际的纸质文书工作，过程枯燥，需要耐心。档案材料 有些年代都非常的久远，很多都发黄了，一些纸质都发生了氧 化，档案室内的味道大，需要经常的通风。 为了能更加长久的保存档案材料，应该将保持温度和湿度 这项工作日常化。档案盒长久的放置在柜子中，很快表面就会 布满灰尘，最好是每隔一段时间就进行一次整理。同时这类材 料在进行电子扫描的过程中需要更加小心，妥善的保管。这样 的工作环境更加需要档案人员的工作态度踏实，沉着稳重。 日常的新人档文件需要在原始的数据基础上进行扫描，之 后放入档案中，这种数字化的档案管理虽然优点很多，但也给 档案人员带来更多的工作，对新进档案人员的工作提出了更高 的要求。 此外，为了保障信息化档案丁作的正常进行，需要在档案 室添置一些必要的仪器设备。 档案材料的转递也是一份非常仔细耐心的工作。日常的增 加材料，比如每年的考核材料、工资材料，都需要及时地放入档 案中。而在放入档案之前，需要经历转递人转递登记，档案室内 二次登记，将材料放入每一位老师的档案中，档案材料分类、打 孔、登记入目录等一系列过程。 作者简介：李晓翔（１９８７一），女，山东枣庄人，人事档案管理员。 ２善于学习 作为一名新进档案管理人员，必要的适应阶段是应该有 的。同样的不管是哪行哪业，在初入时期，都需要一个适应的阶 段。新进入～个行业，如果本身不是专业人士，很难马上高效地 开展工作，而且在工作中会遇到更多的困难和麻烦，有些情况 甚至是你根本不知道这是困难，更不要说能够解决了。当真正 的遇到具体情况，就无法及时有效地应对。为了能够更好的适 应，在这个适应的阶段就要求能够好好的学习。 ２．１学习政策 学习政策是一种极为方便而且准确的方法。在对新岗位不 了解时，跟同事朋友不熟悉时，最好最快的学习方法就是研读 政策和法规。 要更好的了解一个行业，首先应该知道这个行业的规则。 新进档案人员学习跟档案内容相关的政策、法规，这样才能减 少错误，最快的了解这个行业，制定更好的工作计划。而政策和 法规一般是单位里必备的存储材料，很容易获得，也就更有利 于新进档案人员进行学习。 政策法规不应该死记硬背，应该在学习的过程中，多多进 行比较。可以按照时间的逻辑顺序进行排列，这样就更加有利 于理清头绪，也更容易进行比较。 比如最近几年的档案政策与之前有哪些方面的不同，这些 不同的原因是什么，要从深层次考虑。而比较的另一个收获就 是能够比较清晰的定位档案材料的分类方法和更改方法，便于 查找和改进。政策的内容是非常枯燥的，想要深入下去，就需要 采取一些措施。比如给自己制定一个计划，最近一段时间开展 某一个方面的档案整理，这样在工作中，一边整理一边学，整理 了之后就能够进一步的了解和懂得档案工作的开展方法。 ２．２学习经验 经验是需要长久的工作过程才能够获得的财富，一般新进 档案人员很难在开始就对档案工作有什么具体的经验。在这种 情况下，就应该跟周围的同事、前辈多多请教，多多学习。对于 一个谦虚诚恳的求知者，大部分人都会对其进行详细的讲解和 释疑。这就要求在询问的过程中，新进档案人员的态度要真诚， 对待同事要热情、大方、和善的人总是拥有好的人际关系。从前 辈那里学习来的经验要实际的在工作中运用并掌握，这样才能 将别人的经验变成自己的经验，更好的独立开展工作。 作为高校的档案管理人员，除了单位的前辈外，还要拓宽 思路，学习兄弟院校的经验做法。这样才能够开阔思路，创新的 第３４卷第２０期 李晓翔：浅析如何开展档案管理工作 １４３ 开展工作。根据不同单位的情况，有的学校的档案管理人员从 事档案工作超过２５ ａ，可以说是一生都在从事档案工作，这样 ４善于沟通 的专家可说是可遇而不可求，就像是医院的门诊专家一样，见 除了倾听之外，还应该善于沟通。档案工作是一份非常重 识过非常多的疑难杂症，给出的分析也是透彻清楚。而一些高 要而且关系重大的工作，很多教职工对这项工作有着长久的不 校，可能由于人员流动大，情况复杂，很多档案人员比较频繁的 理解和不重视，而且这种思想比较根深蒂固。这就要求新进档 更换，这是不利于档案工作的开展和传承的，也使得很多高校 案人员在日常的工作中能够自主的与其他教师进行理智的沟 的档案工作并不尽如人意。遇到这种情况的新进档案管理人 通，有效率的沟通。 员，如果能够和兄弟院校的档案人员常沟通，就能弥补这方面 沟通是为了能够更好的交换彼此的思想，也只有交流了思 的缺失，保证档案工作的顺利开展。当然为了安全起见，尽量使 想，才能够明白很多自己不懂的事情。让别人了解和懂得档案 用电话沟通。 工作的重要性和档案工作所需要的严谨作风是不容易的，这就 ２．３学习方法 要求档案人员在与人沟通上要更加注重方法，态度要耐心自 学习一些具体的经验之后，要善于总结方法。工作完全凭 然。因为档案工作的特殊性，不是所有的内容和原因都可以跟 借蛮干是无法达到很好的效果的。总结方法需要一定的时间和 其他教师沟通交流，这就要求吃透政策，用政策跟老师们沟通， 工作的量，这就要在开始的时候不怕苦，不怕累，增加了工作的 有理有利有节。遇事多站在对方的角度和立场考虑问题。虽然 量，慢慢的就会在劳动中进行总结。 情感上理解，但政策规定的事情必须严格执行。 在工作中要有主动意识，不等不靠，等上级安排是不行的， ５敢于承担 应该及时的想到前面。遇到事情多思考，不要怕出错，也不要怕 丢脸。这就要积极的调整心态，干一行爱一行。就要求工作中多 档案工作是非常重要的，这毋庸置疑。这就要求开展这项 向优秀的前辈们学习，不要怕失败，不要怕张嘴，多多请教。不 工作的管理人员在工作的过程中要能担得起重任，顶得住压 是学习具体某一件事的做法，而是学习前辈的工作方法，并善 力。档案工作是有其工作的特殊性的，这样就要求在工作中能 于总结经验。 够担当，敢于面对着急的问题。遇事不能推诿，不切实际是干不 组织人事部门会例行的将一些材料转交给档案员，让档案 好档案工作的。 。 员进行保管，这就要求掌握档案的收集规章，有些时候甚至需 要对其他部门催交需要装入档案的材料。 ６结语 ３善于倾听 档案工作是一项关系重大而且过程繁冗复杂的工作，想要 好好的开展档案工作，需要足够的耐心、细心和恒心。在工作中 倾听是一种非常好的与人交往的方法。很多时候自己拿不 要能够脚踏实地，兢兢业业的做事。做好一件事很容易，但能够 准的时候，多问，多听听别人的说法。兼听则明，偏信则暗。对于 做好每件事就很难。这就要求新进档案管理人员在工作中积极 自己拿不准的事，不能武断的下决定，多听听上级领导的说法， 主动，工作外善于补充，从思想上用政策武装自己，从前辈那里 多听听同事的说法，多听听朋友的说法。不是说完全按照别人 学习积极的经验并牢牢掌握，每工作一段时间就要停下来开始 说的去做。每个人都有自己的处事风格和行事作风，不能完全 总结并善于总结方法，对于不解的事情多多的倾听，想方设法 照搬硬套别人的，但是可以通过倾听别人的说法来完善和修正 的去跟明白的人进行沟通，即使出了问题也敢于承担，就一定 自己的观点与思想。 能够以最饱满的精神面貌来开展档案管理工作。 档案工作触及到所有教师的核心利益，一定要耐心的倾听 其诉求，把教职工对自己工作的建议和意见当成是对工作的关 参考文献 心，用平和的心态来接纳，多听才能有更多的思路。此外，对于 自己单位的前辈，就更要能够倾听领会别人的意图。在机关单 ［１］谢海军．档案管理如何适应企业对档案工作创新的要求［Ｊ］－江西电力 位工作久了，很多人讲话比较婉转，需要好好的理解和领会，真 职业技术学院学报，２００４，（３）． 正明白别人说话的意图，这样才能更好的开展工作。勤于请教， 『２］谭丽．试论如何改进办公室档案管理工作ｆＪ］，现代经济信息，２０１２，（２２）． 勤于倾听。 ［３］陶红霞．高校档案管理应实现标准化叨挡案，２０００，（５）．