企业事业单位档案管理基础

企业事业单位档案管理基础考试复习整理

1、 文件材料的概念：企事业单位文件材料是企事业单位在各项工作和活动中直接产生和形成的反映生产经营、技术开发等各方面情况的各种信息记录材料。

含义从四个方面理解:

(一) 文件材料的本质属性是信息记录材料

(二) 文件材料记录的信息是原生信息

(三) 文件材料的信息记录内容广泛

(四) 文件材料的信息记录方式多样

2、 企业事业单位档案是企业事业单位现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的各种文件材料。、

含义从三个方面理解：

（一）从事业属性方面揭示企业事业单位档案与文件材料之间的本质联系。（档案的本质属性就是文件材料）

（二）从存在条件方面揭示企业事业单位档案是具有保存价值的文件材料

文件材料转化为档案是有前提条件的，这个条件就是文件材料必须具有保存价值。只

有具有保存价值的文件材料才能转化为档案，反之没有保存价值的文件材料就不能转化为档案，也就不应当作为档案而存在。

（三）从发展过程方面揭示企业事业单位档案是现行使用完毕或告一段落的文件材料

3、文件材料与档案的区别表现在：

（一）更改补充方面（企业事业单位档案则是具有原始性，所以档案的内容绝不容许更改）

（二）制备数量方面

（三）单元组合方面

4、企业事业单位文字材料主要有综合管理性文字材料、科技文字材料和其他文字材料等三种。

5、综合管理性文字材料是指企业事业单位综合管理性文件材料与档案中的文字材料部分。在企业事业单位综合管理性文件材料与档案中，文字材料占绝大多数。

6、图样材料是指按照有关制图标准或方法、用专门的线条、符号等绘制的图形。

7、表式材料是以表格的形式，用线条、文字和数据编制而成的反映某种事物概况的简明文件材料。表式材料是一种工具性材料，多数是从便于管理的需要出发编制而成的。

8、企业事业单位文件材料的作用是指文件材料在现行使用阶段的作用，也即文件材料

在传递、运转、承办和使用过程中所发挥的作用。企业事业单位文件材料在现行使用阶段的作用也被称为企业事业单位文件材料的现行作用。

现行作用体现在四个方面：

（一） 依据作用

（二） 执行作用

（三） 推动作用

（四） 记实作用

9、企业事业单位档案的作用是指企业事业单位文件材料经过归档，进入保存阶段后所发挥的作用。

10、企业事业单位文件材料的运转是指企业事业单位文件材料形成后的传递、登记、验收、更改、复制、使用和回收等整个处理过程。

11、企业事业单位文件材料的积累是指在企业事业单位文件材料现行作用实现以后，人们通过一定的方式，将其适当集中并妥善保存的过程。

12、企业事业单位文件材料的整理是指依照一定原则和方法，对现行使用完毕后暂时存储起来的零散文件材料进行鉴别、组卷和编目等处理的过程。

13、企业事业单位文件材料的归档是指按照归档制度的要求，将经过整理的企业事业

单位文件材料移交档案部门保存的过程。

14、文件材料管理的基本要求:

(一) 文件材料管理要集中统一

（二）文件材料运转要有序高效

（三）文件材料积累要及时完整

（四）文件材料保存要安全可靠

15、收文运转四个阶段：

第一阶段为收进阶段，收进阶段有签收、启封、登记三个环节；第二阶段为阅办阶段，阅办阶段有分文、传阅、拟办、批办四个环节；第三个阶段为承办阶段，承办阶段有承办、催办、注办三个环节；第四个阶段为后处理阶段，后处理阶段有整理、归档、清退、销毁四个环节。

16、基本建设工程项目施工文件材料的运转：

分为四个阶段，其中第一阶段为发文阶段，收发阶段包括收进验收和登记分发两个环节；第二个阶段为使用阶段，使用阶段包括调剂使用、现场收集和变更汇总三个环节；第三个阶段为整理阶段，整理阶段包括材料整理和竣工材料编制两个环节；第四阶段为移交归档阶段，移交归档阶段包括材料移交和归档保存两个环节。

17、企业事业单位文件材料的积累范围是企业事业单位各项工作中应产生和形成的各种文件材料的条目总汇。

18、文件材料积累范围的特点：

（一）规范性

（二）包容性

（三）可塑性

19、综合管理性文件材料的组卷方法

（一）按问题组卷

（二）按作者组卷

（三）按名称组卷

（四）按时间组卷

（五）按地区组卷

20、企业事业单位综合管理性档案和科技档案案卷编目的主要内容归纳起来一般包括：编写页号、编制卷内文件目录、编制备考表、编制案卷封面和编制案卷背脊。

21、综合管理性文件材料组成的案卷，一般题名的结构为：作者——内容——名称

22、科技文件材料组成的案卷，一般题名的结构为：项目名称(代字、代号)——内容——名称。

23、企业事业单位文件材料的归档是指将企业事业单位内部各职能部门和所属单位在各项工作和活动中产生和形成的、具有保存价值的文件材料，按照归档制度移交给企业事业单位档案部门集中保存的过程。

24、对档案的文件材料进行检查包括三个方面：

（一）检查归档文件材料的质量是否符合要求

（二）检查归档文件材料是否完整齐全

（三）检查归档文件材料是否经过系统整理（分类是否科学、组卷是否合理、编目是否完整等）

25、企业事业单位归档制度的内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续。

26、综合管理性文件材料一般在第二年的上半年内由各部门向档案部门移交归档。

27、科技文件材料的归档时间分为五种情况：

（一）按项目结束时间归档

（二）按工作阶段归档

（三）按子项目结束时间归档

（四）按年度归档

（五）随时归档

28、会计文件材料一般在会计年度终了后，暂由企业事业单位财务会计部门保管一年，期满后移交档案部门保管。

29、确定档案的份数要考虑两个因素：一是要满足利用的需要，二是在一定程度上要来考虑保护档案的安全。

30、企业事业单位档案业务管理工作的主要内容包括：档案的收集、档案的整理、档案的保管、档案的鉴定、档案的检索、档案的编研、档案的利用、档案的统计

31、档案工作的基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全、便于社会各方面的利用。（书第112页）

32、档案工作规章制度的制订要求：综合性、系统性、适用性

33、企业事业单位档案收集工作是指企业事业单位档案部门按照有关制度的规定，接收企业事业单位内部各部门应归档的文件材料、各所属单位应移交的档案和征集散存在社会上的对本单位有用的文献资料的一项工作。

34、档案收集工作的内容：

（一）接收各部门移交归档的文件材料

（二）接收所属单位的档案

（三）接收撤销单位的档案

（四）征集与单位有关的零散文件

35、档案与资产的关系：

（一）设备仪器和基本建设档案是固定资产的重要依据和组成部分

（二）某些产品档案和科研档案本身就是无形资产

（三）各种无形资产都需要档案作为依据和凭证

（四）党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案的价值在某种意义上超越了资产的价值

36、档案分类原则的具体运用掌握三点：

（一）企业事业单位档案分类类目的设置，必须贯彻分类原则的基本要求，同位类的设置应采用同一划分标准，其中大类设置必须以职能分工作为统一的划分标准。

（二）企业事业单位档案分类类目的层次应该具有逻辑性

（三）企业事业单位档案分类类目应具有包容性

37、档案分类的基本方法：

（一）职能分类法

（二）问题分类法

（三）组织机构分类法

（四）年度分类法

（五）对象分类法

（六）专业分类法

（七）地域分类法

（八）档案载体形式分类法

38、企业事业单位档案的编号是企业事业单位档案部门用来反映档案分类层次和档案排列顺序的一组符号，它起着固定档案整理成果，反映档案分类和排列顺序，指引查找档案的作用。

39、企业事业单位档案分类类目的标识，就是指对企业事业单位档案分类体系的各个类目给定类目代号。标识的结果形成企业事业单位档案分类号（又称企业事业单位档案类号）

40、档案编制的要求：唯一性、合理性、稳定性

41、企业事业单位档案的档号结构为：全宗号——类号(分类号)——案卷号——件、页号

42、档案保管工作的物质条件：

（一）档案库房

（二）档案装具

（三）档案保护设备

（四）包装材料

43、档案鉴定工作的原则：整体性原则、全面性原则、历史性原则、发展性原则

44、企业事业单位档案鉴定的基本方法是直接鉴定法

45、企业事业单位档案鉴定工作的程序分为鉴定前的准备工作、价值鉴定工作、善后处理工作三个阶段。

46、一次加工编研成果：发文汇集、专题汇编、图样汇编、文集

47、二次加工编研成果：大事记、组织机构沿革、数据汇编、其他简介类档案编研成果

48、三次加工边沿成果：手册、年鉴、

49、一般的档案库房温度应控制在14—24℃，有设备的库房日变化幅度不超过2℃；相对湿度应控制在45—60％，有设备的库房日变化幅度不超过5％，保存母片的胶片库温度应控制在13—15％，相对湿度控制在35—45％。

50、档案数据库按其包含的信息可分为目录型、事实型和全文型档案数据库等三种类型。