展览会 2

展会流程

前期工作

批文 取得政府政策的支持

市场调研 第一届展览会的策划特别重要。对于首届展览会的开展具有以下缺陷：1、没有成功召开的经验和现有模式。2、没有创造出品牌3、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群4、不了解行业市场的发展动态

可行性分析报告 展览会的实地考察、企业的反应，相关资料的整理，通过这些信息的观察和自身的经验，确立展览会的“可行性”或“不可行性”做出最终的判断展会的召开与否。再汇报给上级主管，最终根据报告制定整体展览会方案

项目场地的确定、规模及时 确定根据国际惯例，一个成品版和规模的展会，并不是首次举办就规模很大的，是经历一个过程而发展壮大的。

场馆整体的因素 1、硬环境的考虑A场馆周围的交通是否便利B场馆周围的酒店娱乐设施是否齐全C场馆的交通运输方式是怎样安排的①是否有货运电梯②场馆仓库的库容量有多大D场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。E研讨会的场地安排2、软环境的考虑①场馆内部保卫设施是否到位②场馆的停车场及休息场所是否合理③场馆的水电供应情况④场馆的卫生清理工作⑤会议期间场馆提供的相应服务

展会涉及的部门 怎样更好而又合理的协调组织好这些部门如：旅游业，餐饮娱乐业，交通运输业，租凭服务业，广告印刷业，海关验收业，通讯邮电业，银行保险业，酒店住宿 租赁方式 1.主办方的租赁方式：包下整个场？2.客户的租赁方式：a.以场馆实际建筑面积计算，按平方米/元/天来整体计算场地租金；b.按场地实际搭建展位（标准3*3）即每个展位/天/元计算总体租金，根据具体的租赁方式，在确定场地后，场馆一般要求租用方支付定金，该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%，也就是说整个场馆的费用为一百万，确定场地租赁合同后要求支付30万的租金，因此这是策划展览的一项很大的费用投入。

招展计划

关于赞助商 重点突破几个知名的大型企业，以知名的大型企业带动小型企业的参展。要求特装修，把整个展览会场装饰起来。

关于参展企业 哪些企业可以参展，如何获取企业资料，如何挖掘客源，参展企业是否有低于局限

企业参展流程 合同或协议的签订，租赁费用的收取，何时开始搭建，展会区间是否需要住宿

关于业务员团队 按照业务员的各个优势，充分的发挥其潜能，挖掘客户 资金运作的到位 确定展位不一定确定的费用到位，因此在招展中最终确定的企业参展还是在于资金到位。

广告宣传 广告宣传是非常重要的，一般分两阶段a.前期招商宣传b.后期的品牌宣传，即观众的宣传Ⅰ、普通大众的宣传 Ⅱ专业观众的宣传c.会期会场广告宣传 是否有优惠政策 以先期参展的优惠方式吸引参展商参展，并尽快落实参展商的展位，费用。 关于研讨会 以会带展，以展带会”突破传统的思维模式。展览会特别是专业性很强的展览会，相应召开的研讨会将是展览会的实质性的东西，招展者在招商时可以利用自身的优势来

通过会议的重要性来带动企业参加展览会。把会议研讨与展览结合，是企业参展的积极性所在。

招展计划后期跟踪 获得一定数量的销售带头人，签订一定金额的销售合同，向新闻界送有关新产品和服务的报道，用新的或更新过的产品测试市场。

关于保证参观者的数量 1如何确保、统计会来参观的人数2如何吸引参观者来参观

制定预算 1展台空间2建造与拆除3特别的广告4特别的广告赠品5运输费用6电力开支、电话服务、附属材料、人员旨、广告、机票和酒店住宿费等 撰写关键广告词为你的展览会设计一个主题，如果你试图接触某个特定的团体，就得设计一个主题去对那个团体表明你的意图。

创造吸引人的展台环境 一个贸易展览会上，你的展台应该在不到5秒钟的时间内引起某个客户的注意。

训练员工 让您的员工接受训练，学习介绍产品和提供服务、熟悉展览会的礼仪、知道怎样达成交易、熟练制定一个销售带头人、让贸易保持活力。

选择引人注目的形象 确定自己在贸易会上的形象，让员工参与，集思广益。有时，西装会是很好的选择；有时，合身、配套的上衣或T恤衫会引来潜在顾客的询问和寻求帮助。 接触新闻媒体 把你的新闻稿寄给新闻媒体，包括新产品的信息和服务，再复印一些老产品的信息以便在展览会上分发。选择合适的展会网站做好网络宣传推广！

展会期间的组织协调工作

参展指南 企业参展作为组织方必须为企业提供一个参展指南，介绍大会的具体安排即相关的运输、酒店住宿等相关的服务。这样促使参展商更加全面的了解展览会的行程以使更加合理的安排时间

设立场地前台接待 1负责参展企业报到登记2根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认3派发参展企业在参会期间的参会指南4进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况

酒店接待处 1设立前台接待处2进行参展展商住宿登记3住宿表要求a.企业名称 b.房间号码c.酒店联系电话d.房主姓名

场馆现场协调工作 1负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工2对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作3为企业协调现场租赁业务4根据企业报名表，布置安排会场场外的广告宣传（一般为参展企业根据要求而设立的）

交通运输安排及搬运工作 1企业运输展品的接待及装卸2 搬运工作协调

展览会的开幕式组织工作

确定参加开幕式贵宾名单 1应该邀请哪些嘉宾2用怎么样的形式邀请3用怎样的形式确认 确定记者名录 1应该邀请哪些媒体2用怎么样的形式邀请3用怎样的形式确认

开幕式的场地搭建要求 1.挑选突出的位置；一般设为展厅大门正前方2.要求布展的庄重大方3.要求放音设备到位4.相关的礼仪及场地氛围设计要求

开幕式语言要求 主持人讲话内容的审定，及参加嘉宾讲话内容的审定：简单明了，突出主题，在最短的时间内表达中心

开幕式结束后 开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安排工作

展览会召开期间的组织工作

统计参观人数 做好大会的参观人数的统计、分类

发放大会的展览会刊 每天定时发放，要根据参观对象的身份发放

研讨会议安排 协调展会期限研讨会会议组织安排工作，做好研讨会与展览会有机结合 做好中间人，积极为企业牵线搭桥 1.为企业提供洽谈间（休息室）2.为企业提供签订合同场所3.及时将参观者的信息反馈给企业4.积极与企业沟通，了解企业的想法及要求 统计 大会的成交额做好记录

听取意见 积极听取参会代表对大会的意见和建议

寻求下次合作 根据参会信息，再次邀请参会企业参加第二年的展会

撤展

撤展时间 展会的撤展工作一般为大会的最后一天下午提前一个小时，进行会场登记情况工作和出访工作。

案例：

上海车展创办于1985年，是中国最早的专业国际汽车展览会；逢单数年举办，目前已经成功举办了十四届。是亚洲最大规模的车展。2004年6月，上海国际汽车展顺利通过了国际博览联盟（UFI）的认证，成为中国第一个被UFI认可的汽车展。伴随着中国汽车工业与国际汽车工业的发展，经过20多年的积累，上海国际汽车展已成长为中国最权威、国际上最具影响力的汽车大展之一。

实际意义： 上海车展已经成为国际性的车展，他们承担得更多的是汽车企业科技、新产品的展示意义。而带有促销性质的车展，已经被后起的广州车展、重庆车展和长春车展等二级车展所取代。 2013上海车展确定主题是“创新·美好生活”。主题演绎全球气候变暖背景下，催生出的全球产业界新的科技革命，“创新”加速推进新兴产业的发展，绿色环保已然成为全球产业发展的一大趋势。在此背景下，不少国家提出“绿色新政、绿色经济”，制定未来可持续发展战略，广泛应用低碳技术，抢占未来发展制高点。同样，中国汽车产业也通过科技创新，不断提升产品核心竞争力，通过实施核心战略(即产品战略)，保持中国汽车产业的可持续发展。可以相信，以创新驱动发展，以发展迎接未来，低碳技术、绿色经济、可持续发展的理念，将成为2013上海车展的主旋律，是中国汽车业谋求更高境界的永恒不变的主题。 在认真总结20多年的办展经验的基础上，主办方将一如既往坚持“不断创新、以人为本”的办展方向坚持“用心服务、优质服务”的办展理念坚持“只有展商、观众和媒体满意认可的展会，才是成功展会”的办展经验。为此，主办方在2013上海车展期间将提供更为人性化的措施，提供更为舒适的展示和参观环境。 2013第十五届上海国际汽车工业展览会 整车零部件：2013年4月21日-4月29日 新闻媒体日：2013年4月20日

专业观众日：2013年4月21日-4月22日 公众参观日：2013年4月23日-4月29日

展会地点：上海新国际博览中心（上海浦东龙阳路2345号） 展览会面积：280000平方米 展览会观众：800000人次

展览会宣传：3000家媒体及10000名记者热情报道

主办 单位：中国汽车工业协会

中国国际贸易促进委员会上海市分会 中国国际贸易促进委员会汽车行业分会 展品范围：

轿车，商务车，客车及卡车，特种车等。 汽车设计及新概念产品。

汽车零部件：发动机系统，变速箱，排气系统，车桥，转向，制动，悬挂系统，车身及附件，电气系统，轮胎，轮毂。

汽车附件：汽车内饰部件，汽车音响，视听系统，汽车导航，车载通讯系统，空调系统，汽车安全和防盗系统。 汽车测量，检测，诊断设备，维修保养设备，汽车养护用品，汽车油漆，润滑油，添加剂等。 电脑控制系统及相关软件。

各类书籍，报刊及其他相关服务。

本届车展总面积超过28万平方米，启用上海新国际博览中心全部17个室内展馆（2011年为13个）以及室外临时展馆，其中乘用车13个馆（W1-W5、E1-E7、N1），比上届增加2个馆；商用车展区为N2馆一半及部分室外展区；汽车零部件展区为N2馆一半、N3、N4、N5馆以及室外20个临时展馆。此外，室外还设立了媒体参展区和新闻中心、餐饮区、休息室、医务室等功能区和服务区。本届展览自主品牌、合资品牌和国外品牌齐聚，盛况空前，来自18个国家和地区近2000家厂商参展，展出整车约1300辆。全球首发车111辆，其中跨国公司28辆；亚洲首发车49辆；概念车69辆，其中跨国公司50辆，国内公司19辆；新能源车91辆，其中跨国公司56辆，国内公司35辆。

展览会期间，除在上海新国际博览中心展会现场售票外，上海车展主、承办单位特别新增了二号线龙阳路站、世纪公园站、上海科技馆站作为展期内的指定售票点，并提供免费班车直达展会现场。

上海车展各场馆分布

W1号馆：整车，包括北汽集团、力帆、猎豹、一汽集团、华晨、同济汽车设计研究院等； W2号馆：整车，包括福特、江铃、青年莲花、本田、讴歌、陆风、众泰等； W3号馆：整车，包括丰田、斯巴鲁、华泰、奇瑞等；

W4号馆：整车，包括现代和北京现代、克莱斯勒、长城、广汽菲亚特、PGO等； W5号馆：整车，包括大众、斯柯达、西雅特、奥迪、观致等；

E1号馆：整车，包括上汽集团、上海通用、别克和雪佛兰、上海大众、上汽集团乘用车等； E2号馆：整车，包括双龙、广汽集团、海马、中兴、上汽通用五菱、上汽商用车、永源、 广汽三菱、普利司通、博世汽车、安全座椅、JTEKT等；

E3号馆：整车，包括江淮、昌河铃木、三菱、日产、启辰、比亚迪、ZF等；

E4号馆：整车，包括雷诺、东风、起亚及东风悦达起亚、雪铁龙暨东风雪铁龙、标致暨东风标致、东风裕隆等；

E5号馆：整车，包括长安、东南、铃木、马自达、欧宝、吉利、BOSE等； E6号馆：整车，包括雷克萨斯、DS、宝马、MINI、腾势、英菲尼迪等；

E7号馆：整车，包括沃尔沃、SMART、梅赛德斯-奔驰、凯迪拉克、中美仕家、福建奔驰、捷豹、路虎等；

N1号馆：整车，包括保时捷、科瑞斯的、巴博斯、阿斯顿马丁、劳斯莱斯、MKB、法拉利、

中欧奔驰房车、飞驰商务车、布嘉迪、宾利、兰博基尼、吉姆西、科尼塞克、克拉特、英特诺帝、星客特、玛莎拉蒂、底特律电动汽车等；

N2号馆：东风商用车、东风汽车股份、上汽商用车、IVECO、华晨投资、奔驰轻型商用车及中外方汽车零部件等；

N3号馆、N4号馆、N5号馆：中外方汽车零部件； 室外场地：20个临时展馆（中方零部件）、商用车展区、合作媒体区、新闻中心区。

目的：

一家公司举办一次展览会的目的主要是为了通过现场展览和示范让公众了解到产品的信息，向公众传递这些信息来推荐自己的形象。举办一次展览会后要进行适当总结：1.整理意向客户资料，并实施电话回访，客户跟踪2.迅速分析市场反馈信息（客户反映、品牌形象、被认可程度）3.做展会调研的分析报告4.整合信息，进行市场开拓。

当然最终目的是开展览会所能给公司带来的经济效益、社会效益、媒体效益等。